Guide d'introduction aux marchés publics

Déroulement d'un marché public

Le Ministre est compétent pour prendre toutes les décisions concernant les marchés publics. Une partie de ces pouvoirs peut être déléguée par arrêté ministériel à diverses autorités du pouvoir adjudicateur. La procédure de marché proprement dite commence lorsque le pouvoir adjudicateur est mis en possession d'une demande d'achat ou d’une demande de travail. Elle comprend généralement trois phases:

(1) une phase de préparation,
(2) une phase d’attribution,
(3) une phase d'exécution

Le déroulement de ces différentes phases est régi par des règles de procédure qui sont fixées dans la réglementation sur les marchés publics, mais surtout dans le cahier général des charges et les cahiers spéciaux des charges.

Les principales bases légales et réglementaires qui sont d’application pour les marchés publics sont les suivantes:
- la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et ses modifications ;
- l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics et ses modifications;
- l'arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics et son annexe constituant le cahier général des charges et leurs modifications ;
- l'arrêté royal du 6 février 1997 relatif aux marchés publics de fournitures et de services auxquels s'applique l'article 3, § 3 de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et ses modifications.

Déroulement de la procédure

Dès qu'une demande d'achat ou de travail est présentée au pouvoir adjudicateur, elle fait dans certains organismes l'objet d'une demande d'accord préalable adressée à l'ordonnateur compétent après avis des autorités de contrôle (Inspection des Finances et le conseil des ministres, le cas échéant). Le cahier spécial des charges, qui a été rédigé entre-temps, est alors publié avec un avis de marché et/ou envoyé aux fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs potentiels qui disposent d'un délai de quelques semaines à quelques mois pour préparer et présenter leurs offres. Les étappes décrites ci-dessus constituent la phase de préparation du marché. L'évaluation administrative et technique des offres, qui constitue l'étape suivante, nécessite un délai de plusieurs semaines ou mois en fonction de la complexité du marché. Pour certains dossiers d'acquisition relatifs à du matériel spécifiquement militaire, l'importance des compensations économiques pour l'industrie belge fait l'objet d'une évaluation par les Services du Ministère des Affaires Economiques. Ensuite, l'évaluation des prix et la préparation d'un dossier d'attribution sont réalisées par le pouvoir adjudicateur (service dirigeant).
Enfin, ce dossier d'attribution est soumis pour décision à l'ordonnateur compétent, après un dernier avis des autorités de contrôle. La notification du marché, clôture la phase d’attribution du marché. C'est à partir de ce moment que les délais contractuels d’exécution du marché commencent à courir pour les marchés de fournitures et de services. Pour les marchés de travaux, les délais d’exécution commence à courir au plus tôt le 15ème jour après la notification.

La préparation du marché

Cette première phase comprend deux étapes: le choix du mode de passation du marché et la rédaction d'un cahier spécial des charges.

A. Le choix du mode de passation

Le mode de passation détermine la procédure qui sera mise en oeuvre pour l'attribution d'un marché. En adjudication, le marché sera attribué au soumissionnaire qui a présenté l'offre régulière la plus basse. Elle peut être publique (ouverte à un nombre illimité de candidats) ou restreinte (ouverte à un nombre limité d'entre eux après une phase de sélection préalable). En appel d'offres, le marché sera attribué au soumissionnaire ayant présenté l'offre régulière la plus intéressante compte tenu de différents critères expressément énoncés dans le cahier spécial des charges et des éventuelles variantes autorisées. Comme l'adjudication, l'appel d'offres peut être ouvert (appel offres général) ou restreinte (appel d’offres restreint). En procédure négociée, le pouvoir adjudicateur négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services de son choix. Ce choix est le résultat de la phase de sélection dans le cas de la procédure négociée avec publicité préalable. Les autres modes de passation ne permettent pas de négocier avec les soumissionnaires.

B. Le cahier spécial des charges

Le cahier spécial des charges contient les clauses contractuelles applicables à un marché déterminé. En fait, il précise les règles qui sont d'application pour chaque projet particulier. Le cahier spécial des charges est élaboré par le service dirigeant sur base des informations mentionnées dans la demande d'achat ou de travail et contient, notamment, les spécifications fonctionelles et techniques élaborées par les utilisateurs et les techniciens. Le cahier spécial des charges est envoyé aux fournisseurs, aux prestataires de services ou aux entrepreneurs , d’initiative ou sur demande selon le cas, après publication éventuelle d'un avis au Bulletin des Adjudications et/ou au Journal officiel des Communautés européennes et/ou après une sélection qualitative éventuelle des candidats. Pour les marchés de travaux, qui seront attribués par une procédure ouverte (adjudication publique ou appel d’offres général), les cahiers spéciaux des charges sont en vente au Bureau de Vente.

L’attribution du marché

Cette seconde phase comprend les cinq étapes décrites ci-après.

A. Le dépôt et l'ouverture des offres

Les offres doivent être présentées et parvenir au service dirigeant selon les modalités prévues dans le cahier spécial des charges.
En adjudication publique et en appel d'offres général, l'ouverture des offres a lieu en séance publique. En adjudication restreinte et en appel d'offres restreint, seuls les candidats sélectionnés et qui ont introduit une offre ont le droit d'assister à cette ouverture. En adjudication (publique ou restreinte), les prix offerts sont proclamés. L'ouverture des offres fait l'objet d'un procès-verbal.

B. La sélection qualitative des candidats

Avant d’attribuer un marché (procédures "ouvertes") ou d’inviter une entreprise à présenter une offre (procédures "restreintes" ou " négociées "), le pouvoir adjudicateur procède à une sélection qualitative sur base de renseignements concernant la situation personnelle (situation ONSS, ...), ainsi que la capacité financière, économique et technique de chaque candidat.

C. L'évaluation des offres techniques (en cas d’appel d’offres – concours – certaines procédures négociées)

L'évaluation des aspects opérationnels, techniques et logistiques est généralement confiée à une commission d'évaluation technique.
Cette commission est composée de représentants des utilisateurs et des services logistiques et techniques. Elle est complétée par différents conseillers, dont un représentant du pouvoir adjudicateur. Cette commission a pour mission de se prononcer sur la conformité des fournitures, services ou travaux offerts avec les spécifications techniques du cahier spécial des charges et de juger la valeur technique des offres par un classement par ordre de préférence. En principe, des points sont attribuées aux différents critères à évaluer qui ont été déterminés et qui ont fait l'objet d'une pondération définie dès le début de la procédure.

D. L'analyse et la comparaison des prix

L'analyse et la comparaison des prix offerts est une responsabilité du pouvoir adjudicateur. Les éléments constitutifs des coûts du matériel, y compris les frais d’utilisation et de maintenance sont pris en considération dans la plupart des cas. Dans certains cas, les prix proposés font l'objet d'une vérification comptables. Il en est de même des formules de révision des prix proposées dans les marchés s'étalant sur plusieurs années.

E. L'attribution du marché

L'intégration des résultats de l'évaluation technique, de l'analyse des prix et, éventuellement de l'évaluation économique permet de déterminer l'offre la plus intéressante pour le pouvoir adjudicateur. Seules les offres administrativement conformes à la législation et au cahier spécial des charges entrent en ligne de compte pour la comparaison
Les conclusions qui en découlent font l'objet d'une décision motivée d'attribution de l'ordonnateur compétent après, le cas échéant, avis (de légalité et de régularité) de diverses autorités de contrôle.
Elles aboutissent finalement à la désignation de l'adjudicataire du marché.

L'exécution du marché

La phase d'exécution d'un marché se décompose d'une série d'actions dictées par la réglementation ou les circonstances propres à chaque marché.

A. La notification du marché

Un marché est effectivement conclu lorsque l'autorité compétente a notifié au soumissionnaire retenu, par lettre recommandée, l'approbation de son offre. Les soumissionnaires non sélectionnés ou dont l'offre a été jugée irrégulière ou n’a pas été choisie en sont informés par écrit.

B. L'information concernant les marchés passés

Si le marché a fait l’objet d’un avis, publié au niveau européen, les directives européennes imposent la publication au Journal officiel des Communautés européennes concernant les marchés publics passés.

C. Le contrôle de la constitution d'un cautionnement

Le cautionnement est généralement une somme d'argent déposée par l'adjudicataire d'un marché pour en garantir la bonne exécution et ce jusqu'à la fin du contrat. Une garantie bancaire peut-être acceptée par le service dirigeant.

D. La direction et le contrôle de l'exécution du marché

Le pouvoir adjudicateur peut faire surveiller la préparation, la fabrication ou l'exécution de ce qu'elle a commandé à une entreprise selon les modalités du cahier spécial des charges

E. La réception des fournitures, des services et des travaux

Elle consiste pour le pouvoir adjudicateur à vérifier si les travaux exécutés ou les fournitures livrées ou sur le point de l'être, les services prestés répondent aux exigences du contrat (cahier spécial des charges, lettre de commande, ...).
Il existe des réceptions de différents types qui sont imposées en fonction des spécificités du marché: réception technique préalable ou a posteriori, réception provisoire et/ou définitive du marché. Elles sont effectuées par le service de réceptions ou le fonctionnaire dirigeant désigné dans le contrat. Les modalités de la réception sont également fixées dans le contrat (formalités de la demande, lieu, délai, ...) et/ou dans le Cahier Général des Charges. Lorsqu’ une reception est effectuée, celle-ci doit être livrée à l'endroit et dans les délais fixés.

F. La facturation et le paiement

Les factures doivent être adressées au pouvoir adjudicateur selon les modalités déterminées dans le contrat. Dans le cas d’un marché de travaux, une facture est précédée d’une déclaration de créance. Parfois le PV de réception ou le document en tenant lieu doit être annexé à la facture. Le paiement est effectué dans les 50 jours de calendrier pour les marchés de services et de fournitures à compter de la date à laquelle l'administration est en possession de la facture et des documents à y joindre. Le délai de paiement est de 60 jours de calendrier pour les marchés de travaux à partir de l’introduction de la déclaration de créance.Un paiement tardif injustifié par l'administration donne droit d’office au versement d'intérêts moratoires à l'adjudicataire.

G. Les modifications au contrat

Il est parfois indispensable de modifier les éléments d'un marché en cours d'exécution que ce soit à l'initiative du pouvoir adjudicateur ou de l'adjudicataire.
Toute modification aux clauses et conditions essentielles d'un contrat est effectuée au moyen d'un avenant ou d’une clause additionnelle au contrat initial et doit être motivée.

H. Les sanctions

La réglementation sur les marchés publics prévoit diverses amendes et pénalités, ainsi que des mesures d'office, en cas de non-exécution du marché dans les conditions du contrat.

Source : JEPP