Elektronische facturering is al tientallen jaren een gangbare praktijk op het niveau van de sectorale uitwisselingen van vele grote bedrijven. Deze marktdeelnemers hebben elektronische stromen opgezet waardoor de administratieve verwerking van hun inkoopactiviteiten geautomatiseerd is en daarom alleen in uitzonderlijke gevallen menselijke tussenkomst vereist. Deze wijdverbreide automatisering stelt hen in staat substantiële efficiëntiewinsten te behalen.

Dit deel is gewijd aan maatregelen die zijn genomen om aanbesteders in staat te stellen gebruik te maken van deze technologische vooruitgang.

Wettelijke verplichting voor aanbesteders

De Europese Commissie wil dat de elektronische facturering de meest gangbare factureringsmethode van de Europese Unie wordt. De Europese richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten verplicht aanbesteders om elektronische facturen, die aan de vastgelegde Europese norm (EN 16931-1:2017) voldoen, te aanvaarden en te verwerken.

Een ontwerp van wet tot omzetting van deze richtlijn wordt binnenkort ingediend in de Kamer van Volksvertegenwoordigers. In het ontwerp van wet is voorzien dat de kernbepalingen, die de aanbesteders verplichten om elektronische facturen te ontvangen en verwerken, al in werking treden op 1 april 2019.

Verplichting ombuigen naar een opportuniteit

Automatische factuurverwerking kan op Belgisch niveau efficiëntiewinsten genereren die worden geschat op 3,5 miljard euro per jaar. Deze geavanceerde technologie, die grote bedrijven al geruime tijd toepassen, is op weg om te veralgemenen. De aanbesteders, die 16% van de aankopen voor haar rekening nemen, zouden zo jaarlijks 1 miljard euro kunnen besparen. Ze is dus direct betrokken bij deze trend. E-facturatie ligt dan ook volledig in lijn met de moderniseringsprogramma’s van de overheidsdiensten.

Omdat aanbesteders in contact staan met een zeer grote groep economische actoren, zijn zij de eerste slachtoffers van de versnippering van bestaande e-facturatieoplossingen. Intersectorale uitwisselingen worden daardoor complex en duur en belemmeren de veralgemening van e-facturatie. De aanbesteders staan dus voor een complexe maar veelbelovende uitdaging.

e-Facturatie biedt aanzienlijke voordelen op het vlak van vereenvoudiging, besparingen, milieueffecten en vermindering van de administratieve lasten. Ondernemingen kunnen sneller hun facturen in het kader van overheidsopdrachten versturen, waardoor de aanbesteders sneller kunnen betalen, en zo verwijlintresten kunnen vermijden.

Europese norm voor elektronische facturering

De uitvoering van de richtlijn vereistte de ontwikkeling van een Europese norm die de structuur van een elektronische factuur vastlegt. De Europese Commissie heeft het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) de opdracht gegeven om deze norm te ontwikkelen. De werkgroepen die hiervoor aangesteld werden definieerden een semantische standaard voor een duidelijke en goed gedocumenteerde structuur die iedereen kan gebruiken om facturen uit te wisselen. Deze Europese norm (EN 16931-1:2017) is beschikbaar sinds juli 2017. De referentie naar deze norm werd op 17 oktober 2017 gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het Europees Comité voor Normalisatie heeft ook de overeenkomsten tussen deze structuur en twee technische syntaxen gedefinieerd en gepubliceerd voor gemeenschappelijk gebruik in Europa.

Deze norm stelt de lidstaten in staat om de verplichtingen van de Europese richtlijn 2014/55/EU na te komen. Ze biedt een antwoord op de versnipperingsproblematiek van bestaande e-facturatieoplossingen. Deze pan-Europese en sectoroverschrijdende norm is immers een goede aanvulling op bestaande sectorale normen. Ze voldoet niet alleen aan de specifieke facturatiebehoeften van aanbesteders maar lost ook de intersectorale en transnationale facturatieproblemen op waarmee marktdeelnemers voortdurend worden geconfronteerd. De aanbesteders die het wenselijk achten om de veralgemening van e-facturatie te bevorderen, hebben dus een aanvullend instrument om andere actoren te helpen en te ondersteunen. In het bijzonder moedigen zij de IT-sector aan om deze Europese norm in hun aanbod op te nemen met het oog op een betere interoperabiliteit.

PEPPOL

Naast de Europese norm voorziet Europa in een interoperabiliteitskader dat de volwaardige uitwisseling van elektronische facturen faciliteert, en die de legale, organisatorische, semantische en technische aspecten volledig afdekt.

Het doel van het PEPPOL kader (Pan European Public Procurement On-Line) is om de obstakels bij het wijdverspreide gebruik van elektronische aanbestedingen op Europese schaal weg te nemen. Het verkrijgen van betere marktomstandigheden is het belangrijkste voordeel van e-procurement en vormt de hoeksteen van de modernisering van het inkoopbeleid. PEPPOL levert een bijdrage door alle samenwerkingsmodaliteiten (contracten en governanceregels) en technische normen (documentformaten en transportprotocollen) ter beschikking te stellen, zodat alle verkopers en kopers – publiek en privaat – ondubbelzinnig met elkaar kunnen communiceren.

Sinds 2016 heeft het directoraat-generaal Digitale Transformatie van de FOD BOSA (BOSA-DT), voorheen FEDICT, de rol van PEPPOL Authority (PA) voor België op zich genomen. Het erkent de toegevoegde waarde van PEPPOL om de adoptie van e-Invoicing en e-Procurement in België te stimuleren. BOSA-DT stimuleert alle belanghebbenden, in het bijzonder de IT-sector, om zich aan te passen aan dit alles omvattende interoperabiliteitskader.

Uitrol bij de overheden

Verschillende maatregelen ter bevordering van e-facturering zijn door verschillende overheidsniveaus genomen. De eerste gestructureerde initiatieven maken deel uit van de omzetting van Richtlijn 2010/45/EU, waardoor de elektronische factuur en de papieren factuur juridisch gelijkwaardig zijn. Bij deze gelegenheid lanceerde de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging de website efactuur.belgium.be. Deze site wordt momenteel bijgewerkt.

In 2013 lanceerde de federale ministerraad een pilootproject voor inkomende e-facturatie bij de overheid. Onder de vele resultaten van deze piloot, werd het interfederale platform Mercurius opgericht, om de uitwisselingen tussen de private sector en de overheid te harmoniseren. Daarbij faciliteert Mercurius de meerdere transities die nodig zijn voor de veralgemening van e-facturatie en e-aankoop. Aan de andere kant is ook het computersysteem van FedCom aangepast, dat de boekhouding van de voornaamste federale entiteiten ondersteunt. Deze aanpassingen vormen een solide basis voor de uitvoering van de verplichting in België, en meer bepaald op federaal niveau.

Al in 2014 anticipeerde de Vlaamse overheid op de richtlijn en bepaalde specifieke maatregelen om de inkomende e-facturatie op regionaal niveau te veralgemenen. Deze maatregelen zijn afgetoetst met de resultaten van de bovengemelde piloot. Alle e-facturen die naar de Vlaamse overheid worden gestuurd, stromen door de Mercurius "elektronische postkamer". Bovendien heeft de Vlaamse overheid een centrale projectteam aangesteld, om de uitrol van e-facturatie op regionaal en lokaal niveau te coördineren. Hun richtlijnen en aanbevelingen worden gepubliceerd op de website https://overheid.vlaanderen.be/e-Invoicing.

Easybrussels adviseert de instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest op dit gebied. Easybrussels coördineert ook regionale en lokale acties, en acties van andere bestuursniveaus, zoals integratie met het Mercurius-platform. Meer info: http://easy.brussels/projects/elektronische-factuur/

Mercurius

Naast haar rol van Belgische PEPPOL Authority ontwikkelt en onderhoudt BOSA-DT het Mercuriusplatform. Mercurius is een digitale, centrale postkamer voor de aanbesteders. Het is perfect afgestemd met het PEPPOL-interoperabiliteitskader en garandeert een uniforme interface voor de e-facturatie van bedrijven naar administraties, op alle overheidsniveaus.

De aanwezigheid van alle aanbesteders als ontvangers van facturen op Mercurius leidt tot een grootschalige en homogene uitwisseling van intersectorale elektronische facturen. Hiermee creëert de overheid een hefboom voor de veralgemening van elektronische facturatie. Naast de Europese Norm en het PEPPOL-kader, is Mercurius dus het derde ingrediënt van de Belgische strategie om e-facturatie te veralgemenen. Dankzij dit platform kunnen de Belgische aanbesteders:

• (a) kosteloos aan de verplichting voldoen om e-facturen te ontvangen en te verwerken
• (b) op hun eigen tempo kennismaken met elektronische facturatie
• (c) de juiste investeringen inplannen en uitvoeren om hun systemen aan te passen.

De invoering van e-facturatie, geïnitieerd door de richtlijn, is in feite een vrij diepgaande digitale transformatie. Het succes ervan hangt af van de kwaliteit van het beheer van deze verandering. Aanbesteders dienen, in functie van hun eigen context, de juiste vragen te stellen en de beste beslissingen te nemen. Dit wordt verder uitgelegd in het ‘Stappenplan voor een succesvolle transformatie naar e-facturatie’. Mercurius ondersteunt dit verandertraject.

Mercurius is uitgerust met een portaal waarmee, naar analogie met een “track-and-trace” systeem, elk bedrijf en aanbesteder de afhandeling en verwerking van elektronische facturen die hem aangaan kan opvolgen. Dit portaal biedt ook een tijdelijke oplossing voor de ondernemers die nog niet over de aangepaste IT-apparatuur beschikken om e-facturen te versturen maar producten of diensten leveren aan aanbesteders die enkel nog e-facturen aanvaarden. Die ondernemers kunnen hiermee de gegevens van hun facturen invoeren via een webformulier totdat ze een geschikte oplossing vinden die aan hun behoefte voldoet.

Meer informatie over het Mercuriusplatform vindt u op de onthaalpagina van het Mercuriusportaal. U vindt er ook vele links naar andere relevante informatiebronnen.

Bron : FOD Beleid en Ondersteuning