La facturation électronique est une pratique courante au niveau des échanges sectoriels de nombreuses grandes entreprises, depuis plusieurs décennies. Cette catégorie d'opérateurs économiques a mis en place des flux électroniques, grâce auxquels le traitement administratif de leurs activités d’achat est automatisé, et ne requiert donc plus d’intervention humaine que dans des cas exceptionnels. Cette automatisation généralisée leur permet de dégager des gains d'efficacité substantiels.

La présente section est consacrée aux mesures prise afin de permettre aux adjudicateurs de tirer profit à leur tour de ces avancées technologiques.

Obligation légale pour les adjudicateurs

La Commission européenne entend faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu dans l’Union Européenne. La directive européenne 2014/55/UE sur la facturation électronique dans le cadre des marchés publics prévoit l’obligation pour les adjudicateurs de recevoir et de traiter les factures électroniques qui répondent à la norme européenne (EN 16931-1:2017).

Un projet de loi visant à transposer cette directive sera très prochainement soumis à la Chambre des représentants. Ce projet de loi prévoit que les dispositions obligeant les adjudicateurs à recevoir et traiter les factures électroniques entrent en vigueur dès le 1er avril 2019.

Faire de l’obligation une opportunité

L’automatisation du traitement des factures permet de générer des gains d’efficacité évalués à 3,5 milliards d’euros par an à l’échelle belge. Déjà largement adoptée au sein des grandes entreprises, cette avancée technologique est en cours de généralisation. Les adjudicateurs, qui représentent 16% des achats, pourraient ainsi économiser 1 milliard d’euros par an. Ils sont donc directement concernés par cette tendance. L’e-facturation s’inscrit pleinement dans les programmes de modernisation des services publics.

Etant en relation avec un groupe extrêmement large d’acteurs économiques, les adjudicateurs sont les premières victimes de la fragmentation des solutions existantes d’e-facturation, qui rend les échanges intersectoriels complexes et coûteux, et entrave la généralisation de l’e-facturation. Les adjudicateurs doivent donc relever un défi aussi complexe que prometteur.

L’e-facturation offre des avantages considérables en matière de simplification, d’économies, d’effets sur l’environnement et de diminution des charges administratives. En particulier, elle permettra aux adjudicateurs de payer plus rapidement, et ainsi d’éviter les intérêts de retard.

Norme européenne sur la facturation électronique

Le premier effet de la directive a été de développer la Norme européenne de la facture électronique, nécessaire à sa mise en œuvre. La Commission européenne a chargé le Comité Européen de Normalisation (CEN) d’élaborer ce standard. Les travaux des groupes de travail établis suite à ce mandat, ont conduit à la définition d’une norme sémantique définissant la structure de la facture électronique. Cette structure claire et bien documentée, permet à chacun d’utiliser cette référence pour échanger des factures. Cette norme EN 16931-1:2017 est disponible depuis juillet 2017. Sa référence a été publiée au journal officiel de l’Union Européenne le 17 octobre 2017. Le CEN a également défini et publié les correspondances entre cette structure et 2 syntaxes techniques d’usage courant en Europe.

Grâce à cette norme, les États membres sont en mesure de tirer le meilleur parti de l’obligation que la directive 2014/55/UE leur impose. Cette norme contribue notoirement à résoudre le problème de fragmentation des solutions d’e-facturation. Elle complète avantageusement les standards sectoriels existants, au moyen d’une norme intersectorielle et pan-européenne. De ce fait, non seulement elle s’accorde aux besoins propres à la facturation des adjudicateurs, mais elle résout également les difficultés de facturation intersectorielle et transnationale auxquelles les opérateurs économiques sont continuellement confrontés. Les adjudicateurs qui estiment judicieux de promouvoir la généralisation de l’e-facturation, ont ainsi un instrument supplémentaire pour aider et soutenir les autres acteurs. En particulier, ils encouragent le secteur informatique à développer leur offre en vue de la rendre plus inter-opérable, grâce à cette Norme européenne commune.

PEPPOL

Outre la norme européenne, l’Europe prévoit un cadre d’interopérabilité qui couvre les différents aspects (légaux, organisationnels, sémantiques et techniques) susceptibles d’entraver les échanges. Ce cadre identifie et met en œuvre des solutions pour chacun de ces aspects.

L’objectif du cadre PEPPOL (Pan European Public Procurement On-Line) est de surmonter les obstacles à la généralisation de l’acquisition électronique (e-Procurement) à l’échelle européenne. Clé de voûte de la modernisation des politiques d’achat le bénéfice principal de l’e-procurement est l’obtention de meilleures conditions de marché. PEPPOL y contribue en mettant à disposition de tous un ensemble de modalités de coopération (contrats, règles de gouvernance) et des standards techniques (formats de documents, protocoles de transport), de sorte que tous les vendeurs et acheteurs, publics et privés, puissent communiquer entre eux sans ambiguïté.

Depuis 2016, la direction générale Transformation Digitale du SPF Stratégie et Appui (BOSA TD), anciennement FEDICT, assume le rôle de « PEPPOL Authority » (PA) pour la Belgique. Elle reconnaît la valeur ajoutée de PEPPOL pour stimuler l’adoption d’e-Invoicing et d’e-Procurement en Belgique. BOSA TD encourage toutes les parties prenantes, secteur IT en tête, à s’adapter à ce cadre d’interopérabilité complet.

Déploiement en Belgique

Diverses mesures de promotion de la facturation électronique ont été prises par les différents niveaux de pouvoir. Les premières initiatives structurées s’inscrivent dans le cadre de la transposition de la directive 2010/45/UE , qui a rendu la facture électronique et la facture papier juridiquement équivalentes. A cette occasion, l’Agence pour la Simplification Administrative a lancé le site https://efacture.belgium.be. les. Ce site est en cours d’actualisation.

Dans la foulée, le conseil des ministres a lancé en 2013 un projet pilote d’e-facturation entrante vers les pouvoirs publics. Parmi les nombreux résultats de ce pilote, la plate-forme interfédérale Mercurius a été mise en place, en vue d’harmoniser les échanges entre le secteur public et le secteur privé et de faciliter les multiples transitions nécessaires à la généralisation de l’e-facturation. D’autre part, le système informatique FedCom, qui prend en charge la comptabilité des principales entités fédérales, a également été adapté. Ces aménagements créent une base solide pour le déploiement de l’obligation en Belgique et plus particulièrement au niveau fédéral.

Dès 2014, les autorités flamandes ont anticipé la directive et ont pris certaines mesures spécifiques visant à généraliser l’e-facturation entrante à l’échelle de la région. Ces mesures ont intégré les résultats du pilote. Toutes les e-factures destinées aux autorités flamandes transitent par la « salle de courrier  électronique » Mercurius. Par ailleurs, les autorités flamandes ont chargé une équipe de projet de la coordination du déploiement de l’e-facturation à l’échelle régionale et locale. Leurs directives et recommandations sont publiées sur le site https://overheid.vlaanderen.be/e-Invoicing.

Easybrussels conseille les institutions de la Région de Bruxelles-Capitale en la matière. Easybrussels coordonne également les actions régionales et locales, et les actions des autres niveaux de pouvoir, telles que l’intégration à la plate-forme Mercurius. Plus d’infos : http://easy.brussels/projects/facturation-electronique/.

Mercurius

Parallèlement à son rôle de « PEPPOL Authority » belge, BOSA TD développe et assure la maintenance de la plateforme Mercurius. Mercurius est la salle de courrier numérique centralisée des adjudicateurs belges. Elle s’intègre parfaitement au cadre d’interopérabilité PEPPOL et garantit une interface uniforme pour l’e-facturation des entreprises aux administrations, à tous les niveaux de pouvoir.

La présence de toutes les adjudicateurs sur Mercurius en tant que destinataires de factures, engendre un flux massif et homogènes de factures électroniques véritablement intersectorielles. Cette masse crée l’effet de levier requis pour généraliser la facturation électronique. Mercurius est donc, à côté de la norme européenne et du cadre PEPPOL, le troisième élément-clé de la stratégie belge. Grâce à cette plateforme, les adjudicateurs belges peuvent :

• (a) se conformer gratuitement à l’obligation de recevoir et de traiter des factures électroniques,
• (b)  se familiariser à leur propre rythme avec la facturation électronique
• (c)  planifier et réaliser les investissements adéquats pour adapter leurs systèmes.

L’adoption de l’e-facturation, initiée par la directive, est en réalité une transformation numérique assez profonde. Sa réussite dépend de la qualité de la gestion de ce changement. Les adjudicateurs doivent se poser les bonnes questions et prendre les meilleures décisions, en fonction de leur propre contexte. Vous trouverez plus d’explications à ce sujet dans le ‘Plan pour une adoption réussie de l’e-facturation’. Mercurius soutient ce trajet de changement.

Enfin, Mercurius est muni d’un portail. Chaque entreprise et chaque adjudicateur peut, à l’instar d’un site « track and trace », y suivre le traitement des factures électroniques qui le concerne. Ce portail propose également une solution temporaire aux opérateurs économiques qui ne disposent pas encore de l’équipement informatique approprié. Grâce à un formulaire web, ils ont la possibilité de saisir leurs factures destinées aux adjudicateurs qui n'acceptent plus que les factures électroniques structurées, le temps de trouver le produit d’e-facturation adapté à leurs besoins.

Pour plus d’informations sur la plateforme Mercurius, consultez la page d’accueil du portail Mercurius. Vous y trouverez aussi plusieurs liens vers d’autres sources d’informations pertinentes.

Souce : SPF Stratégie et Appui