Praktische gids der aanbestedingen

Verloop van een Overheidsopdracht

De minister is bevoegd om alle beslissingen te nemen met betrekking tot de overheidsopdrachten. Een gedeelte van zijn bevoegdheden kan bij ministerieel besluit gedelegeerd worden naar diverse autoriteiten van aanbestedende overheden. De werkelijke procedure van overheidsopdracht begint wanneer de aanbestedende dienst in het bezit gesteld wordt van een aankoopaanvraag of een aanvraag voor werken.
Zij bestaat over het algemeen uit drie fases:

(1) een voorbereidingsfase,
(2) een gunningsfase,
(3) een uitvoeringsfase.

Het verloop van deze verschillende fases wordt geregeld door procedureregels die vastgelegd zijn in de regelgeving met betrekking tot de overheidsopdrachten, maar vooral in de algemene aannemingsvoorwaarden en de bestekken. De voornaamste wettelijke en reglementaire teksten die van toepassing zijn op de overheidsopdrachten zijn de volgende :
- de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en zijn wijzigingen;
- het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessie voor openbare werken en zijn wijzigingen;
- het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en zijn wijzigingen;
- het koninklijk besluit van 6 februari 1997 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van leveringen en diensten waarop artikel 3, § 3 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten van toepassing is.

Verloop van de procedure

Vanaf het moment waarop een aankoopaanvraag of een aanvraag tot werken voorgelegd wordt aan de aanbestedende overheid, maakt zij bij sommige organisaties het voorwerp uit van een aanvraag tot voorafgaand akkoord, gericht aan de bevoegde ordonnateur, na advies van de controleautoriteiten (Inspectie van Financiën en de ministerraad in voorkomend geval). Het bestek, dat ondertussen opgesteld werd, wordt vervolgens gepubliceerd met een aankondigingsbericht en/of opgestuurd naar de potentiële leveranciers, dienstverlenende bedrijven of aannemers die over een termijn van enkele weken tot enkele maanden beschikken om hun offertes voor te bereiden en aan te bieden. Deze etappes hierboven beschreven maken deel uit van de voorbereidende fase.
De administratieve en technische evaluatie van de offertes, die de volgende stap uitmaakt, vereist een termijn van meerdere weken of maanden in functie van de complexiteit van de opdracht. Voor sommige aankoopdossiers van specifiek militair materieel dienen de ekonomische compensaties voor de belgische industrie geëvalueerd te worden door de Diensten van het Ministerie van Ekonomische Zaken. Vervolgens wordt door de aanbestedende overheid (leidende dienst) overgegaan tot de prijsevaluatie en de voorbereiding van een gunningsdossier.
Uiteindelijk wordt dit gunningsdossier, na een laatste advies van de controleautoriteiten, ter beslissing voorgelegd aan de bevoegde ordonnateur. De notificatie van de opdracht, voorafgegaan door het nemen van een boekhoudkundige vastlegging, sluit de fase van de toekenning van de opdracht af. Het is vanaf dit ogenblik dat de contractuele termijnen voor uitvoering van de opdracht van leveringen of diensten beginnen te lopen. Voor aannemingen van werken beginnen de uitvoeringstermijnen te lopen ten vroegste de 15de dag na de notificatie.

De voorbereiding van de opdracht

Deze eerste fase bestaat uit twee stappen: de keuze van de gunningswijze van de opdracht en de opmaak van een bestek.

A. De keuze van de gunninswijze

De gunningswijze bepaalt de aard van de procedure die zal aangewend worden bij het toewijzen van een opdracht.
Bij een aanbesteding zal de opdracht toegewezen worden aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte ingediend heeft.

Zij kan openbaar zijn (opengesteld voor een onbeperkt aantal kandidaten) of beperkt (opengesteld voor een beperkt aantal kandidaten, na een voorafgaande selectiefaze). Bij een offerteaanvraag wordt de opdracht gegund aan de inschrijver die de interessantste regelmatige offerte ingediend heeft, rekening houdend met de verschillende uitdrukkelijk in het bestek vermelde criteria en met eventuele toegelaten varianten. Net als een aanbesteding kan de offerteaanvraag open staan voor onbeperkte mededinging (algemene offerteaanvraag) of beperkte mededinging (beperkte offerteaanvraag). Bij een onderhandelingsprocedure onderhandelt de aanbestedende overheid over de voorwaarden van de opdracht met één of meer aannemers, leveranciers of dienstverlenende bedrijven van zijn keuze. Deze keuze is het resultaat van de selectiefase in het geval van onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De andere gunningswijzen laten niet toe te onderhandelen met de inschrijvers.

B. Het bestek

Het bestek bevat contractuele clausules die van toepassing zijn op een welbepaalde opdracht. Het geeft in feite nauwkeurig de regels weer die van toepassing zijn voor elk apart project.
Het bestek wordt opgemaakt door de leidende dienst op basis van informaties voorkomend op de aankoopaanvraag en bevat meer bepaald de technische en functionele specificaties die uitgewerkt zijn door de gebruikers en de technici. Het bestek wordt opgestuurd aan mogelijke leveranciers, dienstverlenende bedrijven en aannemers, op eigen initiatief of op aanvraag naargelang het geval na eventuele publicatie van een bericht in het Bulletin der Aanbestedingen en/of in het Officiële Journaal van de Europese Gemeenschappen en/of na een eventuele kwalitatieve selectie van de kandidaten. Voor opdrachten van werken, die zullen gegund worden na een openbare procedure (openbare aanbesteding of algemene offerteaanvraag), worden de bestekken te koop aangeboden op het Verkoopkantoor.

De toewijzing van de opdracht

Deze tweede fase bevat de vijf hierna beschreven stappen:

A. Neerlegging en opening der offertes

De offertes dienen aangeboden te worden en toe te komen bij de leidende dienst volgens de modaliteiten voorzien in het bestek.
Bij de openbare aanbesteding en de algemene offerteaanvraag vindt de opening van de offertes plaats op een openbare zitting. Bij de beperkte aanbesteding en de beperkte offerteaanvraag hebben enkel de geselecteerde kandidaten die een offerte ingediend hebben het recht deze opening bij te wonen. Bij de aanbesteding (openbaar of beperkt) worden de prijzen bekendgemaakt. De opening van de offertes maakt het voorwerp uit van een proces-verbaal.

B. De kwalitatieve selectie van de kandidaten

Alvorens een opdracht te gunnen (“openbare” procedures) of een onderneming uit te nodigen een offerte aan te bieden (“beperkte” of “onderhandelings-” procedures) gaat de aanbestedende overheid over tot een kwalitatieve selectie op basis van inlichtingen betreffende de personeelssituatie (situatie RSZ,...), alsook betreffende de financiële, economische en technische capaciteiten van elke kandidaat.

C. De evaluatie van de technische offertes (in geval van offerteaanvraag – wedstrijd – bepaalde onderhandelingsprocedures)

De evaluatie van de operationele, technische en logistieke aspecten wordt doorgaans toevertrouwd aan een technischeevaluatiecommissie. Deze commissie is samengesteld uit vertegenwoordigers van de gebruikers en van de logistieke en technische diensten. Zij wordt vervolledigd door verscheidene raadgevers, waarvan één vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid. Deze commissie heeft als opdracht zich uit te spreken over de conformiteit van de aangeboden leveringen, diensten of werken met de technische specificaties van het bestek, en te oordelen over de technische waarde van de offertes bij middel van een klassement volgens voorkeur. In principe worden er punten toegekend aan verschillende te evalueren criteria die reeds bepaald en gewogen werden van bij het begin van de procedure.

D. De prijsanalyse en -vergelijking

De analyse en de vergelijking van de aangeboden prijzen is een verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst. In het merendeel van de gevallen worden de samenstellende elementen van de materiaalkost, met inbegrip van de kosten voor gebruik en onderhoud, in overweging genomen. In bepaalde gevallen maken de voorgestelde prijzen het voorwerp uit van een boekhoudkundige verificatie. Dit gebeurt evenzo voor de voorgestelde prijsherzieningsformules in de opdrachten verspreid over meerdere jaren.

E. De gunning van de opdracht

De integratie van de resultaten van de technische evaluatie, de prijsanalyse en, eventueel, de economische evaluatie, laat toe om de interessantste offerte voor de aanbestedende overheid te bepalen. Enkel de offertes, administratief conform met het bestek en de wetgeving, worden ter vergelijking opgenomen. De conclusies die hieruit voortvloeien resulteren in een gemotiveerde beslissing van gunning door de bevoegde ordonnateur na, in voorkomend geval, advies (wettelijkheid en regelmatigheid) van diverse controleautoriteiten. Dit resulteerd uiteindelijk in de aanduiding van de opdrachtnemer.

De uitvoering van de opdracht

De uitvoeringsfase van een opdracht is samengesteld uit een reeks acties die opgelegd worden door de regelgeving of die imperatief voortvloeien uit de omstandigheden eigen aan iedere opdracht.

A. De notificatie van de opdracht

Een opdracht wordt effectief afgesloten op het ogenblik dat de bevoegde autoriteit aan de gekozen inschrijver per aangetekende brief de gunning van zijn offerte genotifieerd heeft. De inschrijvers die niet geselecteerd werden, of waarvan de offerte niet gekozen of onregelmatig bevonden werd, worden hiervan schriftelijk ingelicht.

B. De informatie met betrekking tot de afgesloten opdrachten

Ingeval de opdracht aangekondigd werd op europees niveau, leggen de Europese richtlijnen de publicatie op van de afgesloten overheidsopdrachten in het Officiële Journaal van de Europese Gemeenschappen.

C. De controle op de instelling van een borgtocht

De borgtocht bestaat veelal uit een geldsom die door de opdrachtnemer gestort wordt om de goede uitvoering van het contract te waarborgen en dit tot het einde ervan. De leidende dienst kan een bankwaarborg aanvaarden.

D. De sturing en de controle van de uitvoering van de opdracht

De aanbestedende overheid kan toezicht laten uitoefenen op de voorbereiding, de productie of de uitvoering van hetgeen zij bij een onderneming besteld heeft volgens de modaliteiten van het lastenboek.

E. De oplevering van leveringen, diensten en werken

Voor de aanbestedende overheid behelst dit het nazicht of de uitgevoerde werken, geleverde of te leveren goederen, of gepresteerde diensten beantwoorden aan de vereisten van het contract (bestek, bestelbrief,...).
Er bestaan verschillende types opleveringen die in functie van de eigenheid van de opdracht opgelegd worden: voorafgaande of a posteriori technische oplevering, voorlopige en/of definitieve oplevering van de opdracht. Zij worden uitgevoerd door de keuringsdienst of de leidend ambtenaar, aangeduid in het contract. De opleveringsmodaliteiten worden eveneens vastgelegd in het contract (aanvraagformaliteiten, plaats, termijn,...) en/of in de Algemene Aannemingsvoorwaarden.
Wanneer een levering gekeurd is, dient zij geleverd te worden op de voorziene plaats en binnen de voorziene termijnen.

F. De facturatie en de betaling

De facturen dienen gericht te worden aan de aanbestedende overheid volgens de modaliteiten bepaald in het contract. In geval van een aanneming van werken, wordt een factuur voorafgegaan door een schuldvordering. Soms wordt het PV van oplevering aan de factuur aangehecht. De betaling wordt uitgevoerd binnen de 50 kalenderdagen voor opdrachten van leveringen en diensten, te tellen vanaf de datum waarop de overheid in het bezit is van de facturen en bij te voegen documenten. De betalingstermijn is 60 kalenderdagen voor aannemingen van werken vanaf het moment van indiening van de schuldvordering. Een laattijdige betaling die niet gerechtvaardigd is door de overheid geeft van ambtswege recht op storting van moratoire intresten aan de opdrachtnemer.

G. De contractwijzigingen

Soms is het onvermijdelijk om de elementen van een opdracht te wijzigen tijdens de uitvoering, zij het op initiatief van de aanbestedende overheid of van de opdrachtnemer. Elke wijziging aan de essentiële clausules en voorwaarden van een contract wordt bewerkstelligd middels een bijkomende of een wijzigingsclausule aan het aanvankelijke contract en dient gemotiveerd te zijn.

H. De sancties

De regelgeving in verband met de overheidsopdrachten voorziet in verschillende boetes en bestraffingen, evenals in maatregelen van ambtswege, in geval van niet- uitvoering van de opdracht volgens de contractuele bepalingen.

Bron : JEPP